В русском языке так повелось, что мы часто задаём вопрос «почему?» хотя хотим услышать ответ на вопрос «зачем?».
Часто к «почему» добавляется ещё какая-нибудь приставка на вроде «ты такой… (закончите самым часто слышимым эпитетом)». Но это уже другая история.

Так в чём разница?

Я уже дала подсказку – разница в том, какой ответ вы услышите после.

❓ Вопрос «почему?»
Направляет нас в прошлое. Он ориентирован на поиск причин, а их всегда много.
Даже если вы с лёгкостью назовёте одну, самую главную, вам обязательно вспомнятся ещё две три.

Например:
– Почему ты не пошла на нашу встречу? Мы так хорошо посидели!
– Потому что была занята, собрание на работе.
(А ещё потому что: компания неприятна; сил нет; в прошлый раз было уныло; давно хотелось погулять одной; любимая кофта порвалась, а в другой идти не хочется и т.д.)

❓ Вопрос «зачем?»
Обращает наше внимание на условное будущее. Он ориентирован на поиск цели к действиям (или бездействию).

Например:
– Зачем ты позвонил ему, а не мне?
– Я искал у кого срочно одолжить велосипед и точно помню, что у него он был.

Всё. В данном случае мы выясняем, что являлось мотивацией к действию, какую задачу человек пытался решить в ходе своих действий. То есть что он хотел В ИТОГЕ, а не из каких обстоятельств он принимал решение. Фокус внимания направлен в условное будущее, а не в прошлое.

💬 Какой из вопросов лучше?

Важны оба. Всё зависит от того, что вы хотите узнать в той или иной ситуации.
Разберём на двух примерах:

1. В личной беседе.
Вопрос «почему?» имеет смысл задать, чтобы прояснить что человек чувствовал на самом деле, узнать что-то что до этого не поднималось в разговорах по разным причинам и т.д.

Вопрос «зачем?» имеет смысл задать, чтобы понять, а что же человек на самом деле рассчитывал получить или сделать, ради чего старается или просит вас помочь и т.д.

2. В деловых отношениях.
Вопрос «почему?» имеет смысл задать, чтобы выявить причины срыва, некорректного исполнения, несоблюдения сроков и т.д.

Вопрос «зачем?» имеет смысл задать, чтобы конкретизировать желаемый результат общей задачи, прояснить критерии оценки результата или проведения процессов и т.д.

💬 Что происходит, если их спутать?

В целом, ничего критичного, мы всё-таки люди, а не роботы, и способны понять друг друга и договориться, даже если называем неправильные термины или слова.
Возможно вы задали не тот вопрос и получили соответствующий ответ, или же собеседник отвечает не на тот вопрос, который задан, а на тот, к которому привык больше.
В любом случае, всё в ваших руках, вы можете пояснять, что именно хотите узнать.

Кстати оба вопросы полезны в разговоре с собой. Иногда полезно, да и интересно узнать:
– Зачем я это делаю?
и
– Почему я это делаю?

Уже можете назвать разницу между этими двумя вопросами?)